Política de Transparencia y Ética Empresarial de Comercializadora Arturo Calle S.A.S.

Información Tomada del Manual de Transparencia y Ética Empresarial

  1. Objetivo y Alcance

Promover entre los accionistas, empleados, clientes, proveedores y/o contratistas de Comercializadora Arturo Calle S.A.S., las más altas conductas éticas, transparentes y honestas en el desarrollo de todas las actividades, negocios, contrataciones, operaciones y transacciones internacionales y nacionales, así como el cumplimiento de la normatividad vigente.

  1. Compromiso de la Compañía

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., y sus Altos Directivos, se comprometen a promover una cultura de transparencia, honestidad e integridad, con el propósito de fomentar dentro de la Compañía una conducta de cero tolerancia frente al Soborno Transnacional, Corrupción, Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, reforzando de tal manera, los valores y principios para actuar siempre correctamente en todas las actividades.

  1. Principios Corporativos

a. Integridad

La Compañía considera la rectitud, veracidad y transparencia de las acciones personales, oponiéndose a la falsedad y engaño, por consiguiente, actúan con apego a los principios éticos y se comprometen al desarrollo intachable de las actividades.

b. Buena fe

Las actuaciones y ejecución de los procesos en la Compañía se realizan con diligencia, cuidado, legitimidad e imparcialidad, velando por el respeto y cumplimiento de la ley.

c. Honestidad

En Comercializadora Arturo Calle S.A.S., entendemos la honestidad como la conducta recta que lleva a observar normas y políticas, así como a actuar con la verdad denotando sinceridad en cada una de las actividades relacionadas con la Compañía.

d. Lealtad

Constituye el profundo compromiso de los accionistas, empleados y terceros con la Compañía, manifestando aquellas situaciones y conductas relacionadas con Soborno Transnacional, Corrupción, Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva y Fraude.

e. Legalidad

Todas las personas vinculadas a Comercializadora Arturo Calle S.A.S., deben velar por el cumplimiento de la Constitución, las leyes colombianas, normas, políticas, reglamentos, y controles que tanto las autoridades competentes como la Compañía adopten para el desarrollo de las actividades.

f. Veracidad

La Compañía expresa con autenticidad las relaciones laborales y sus actividades, diciendo y aceptando la verdad por encima de cualquier cosa.

g. Justicia y Equidad

La Compañía se caracteriza por la imparcialidad de reconocer los derechos y deberes de cada uno de sus accionistas, empleados y terceros, utilizando la equivalencia.

h. Seguridad

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., tiene herramientas, medidas técnicas, humanas y administrativas que garantizan la seguridad de la información evitando la así la adulteración, pérdida, consulta, fuga, uso o accesos no autorizado o fraudulento de la información suministrada por empleados, accionistas, proveedores o contratistas, relacionados con el Sistema de Gestión del Riesgo de Soborno Transnacional y de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

i. Confidencialidad

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., protege toda la información (oficial o privada en cualquier forma que se encuentre dicha información) de la sociedad, sus empleados, accionistas y contratistas y/o proveedores. Los Empleados de la Compañía darán tratamiento adecuado, prudente y reservado a la información de carácter confidencial o privilegiado, absteniéndose de usar esta información de forma diferente a la autorizada, o de facilitarla a y contratistas y/o proveedores sin las autorizaciones pertinentes para fines indebidos.

4. Políticas de Cumplimiento

Las Políticas de Cumplimiento establecidas por Comercializadora Arturo Calle S.A.S., las cuales se relacionan a continuación, son una guía de actuación para todos los accionistas, empleados, clientes, proveedores y/o contratistas con el fin de desarrollar una conducta profesional diligente.

a. Conflicto de Interés

Actuar permanentemente de buena fe, siempre velando por los intereses de la Compañía, evitando participar en actividades, o administrar negocios contrarios a los intereses de la Compañía y deberán declararse impedidos para participar en una decisión propia de sus funciones cuando considere que se encuentren incursos en una situación de conflicto de interés de cualquier tipo.

b. Prevención y Control de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva

Utilizar los procedimientos, mecanismos e instrumentos establecidos por la Compañía, para la prevención y control del Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

c. Agasajos, Regalos, Dádivas y Otros Pagos Inusuales

En el curso de una contratación, los proveedores y/o contratistas no deberán ofrecer ni recibir ninguna clase de remuneración por parte de los empleados de la Compañía, o viceversa.

d. Remuneraciones y pago de comisiones a Empleados y Contratistas en Procesos de Negociación

No realizar remuneraciones ni pago de comisiones a empleados o los proveedores y/o contratistas sin aprobación previa de la Gerencia o Dirección que lidere el área correspondiente.

e. Gastos de Entretenimiento, Alimentación, Hospedaje y Viajes en los Procesos de Negociación

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., sólo cubre gastos de pasaje y hospedaje por los viajes ligados estrictamente al negocio.

f. Contribuciones Políticas

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., tiene prohibido apoyar o realizar contribuciones políticas a su nombre, a candidatos, partidos y organizaciones políticos.

g. Tratos con Instituciones Estatales

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., prohíbe ofrecer, prometer y otorgar cualquier beneficio de valor agregado, a funcionarios de instituciones estatales, cumpliendo las disposiciones legales del país respectivo.

h. Donaciones

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., efectúa donaciones a la Fundación Arturo Calle, contribuyendo al desarrollo social y mejoramiento de las comunidades menos favorecidas del país. En caso de realizar una donación a una entidad externa, previamente debe ser avalada por la Gerencia General de la Compañía.

i. Contribuciones y Patrocinios

Las contribuciones y patrocinios deberán ser transparentes, rastreables, verificables, y adecuadamente justificadas y requerirán aprobación por el Gerente General de Comercializadora Arturo Calle S.A.S.

j. Consumo de Alcohol y Drogas Ilícitas

Se prohíbe portar, vender, distribuir, ingerir en sus instalaciones o presentarse a laborar bajo los efectos, en periodo de post-ingestión y/o síndrome de abstinencia, de bebidas alcohólicas, sustancias psicoactivas, bebidas fermentadas. Así mismo, se prohíbe fumar en áreas de trabajo, vehículos de transporte propios o asignados por la Compañía, en sus instalaciones u otras donde se presten sus servicios.

k. Prevención de Actos Incorrectos y de Fraude

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., no acepta prácticas que atenten contra la transparencia y legalidad, tanto al interior de la Compañía como en las relaciones comerciales con los diferentes grupos de interés, por lo cual tiene una posición de cero tolerancias frente al fraude y actos incorrectos.

  1. Confidencialidad y Seguridad de la Información

Todos accionistas, empleados, clientes, proveedores y/o contratistas deberán mantener la debida reserva sobre los documentos de trabajo y la información confidencial que se encuentre bajo su cuidado. Por lo tanto, Comercializadora Arturo Calle S.A.S., rechaza el uso indebido de dicha información, exigiendo no revelar ni divulgar en forma alguna la información sobre la cual tenga conocimiento o acceso durante la ejecución y terminación de cualquier contrato u operación comercial, incluyendo cualquier información confidencial, reservada, privilegiada, privada o bajo cualquier otro término similar que sea propiedad de la Compañía.

Por tal motivo, la Compañía cuenta con procedimientos de Seguridad de la Información, que permiten la ejecución adecuada de esta política.

  1. Control y Supervisión de las Políticas de Cumplimiento

Para Comercializadora Arturo Calle S.A.S., es importante supervisar y evaluar de manera periódica, la eficiencia y efectividad del Manual de Transparencia y Ética Empresarial y sus respectivas políticas, con el fin de tomar a tiempo los correctivos necesarios para impedir la materialización de riesgos de Soborno Transnacional, Corrupción, Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

Por lo anterior, la Compañía por medio del Oficial de Cumplimiento , verificará que se contemplen los cambios legislativos y regulatorios, la debida diligencia realizada, la cultura de transparencia por parte de los accionistas, empleados, clientes, proveedores y/o contratistas y coordinará la realización de encuestas a ellos, con el fin de verificar la efectividad del Manual de Transparencia y Ética Empresarial.

  1. Canales de Comunicación

Con el propósito de prevenir, identificar y dar tratamiento a los actos y conductas que se presenten en el ejercicio del desarrollo de las actividades de Comercializadora Arturo Calle S.A.S., se cuenta con el Canal de Contacto de Ética Empresarial que permite a los accionista, empleados, clientes, proveedores y/o contratistas, manifestar las inquietudes, o realizar denuncias con respecto a infracciones, sin temor a posibles represalias.

a. Línea de Ética Empresarial

La Línea de Ética Empresarial ofrece consultas de casos específicos sobre la aplicación del Manual de Transparencia y Ética Empresarial, asesorías para la toma de decisiones en situaciones de intentos de Actos de Corrupción, además, se podrá reportar de manera confidencial, anónima, reservada y segura aquellas actividades y conductas relacionadas con el Soborno Transnacional, Corrupción, Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, a través del Correo Electrónico: lineaetica@arturocalle.com.

Aquellas denuncias que se reciban serán consolidadas y evaluadas por el Oficial de Cumplimiento.

Atendiendo a la confidencialidad del caso, Comercializadora Arturo Calle S.A.S., garantiza que ninguno de los denunciantes sea objeto de represalias por haber reportado infracciones a la ley o a las Políticas de Cumplimiento.

  1. Sanciones

El incumplimiento de las disposiciones previstas en el Manual de Transparencia y Ética Empresarial de Comercializadora Arturo Calle S.A.S., por parte de los accionistas, empleados, proveedores y/o contratistas y demás partes de interés, dará lugar a la imposición de sanciones administrativas o disciplinarias, dependiendo del caso, (reglamento de trabajo, contratos, entre otros) entendiéndose como una falta grave. Por lo anterior, se entenderá como conductas contrarias al cumplimiento de este Manual, tales como, pero sin limitarse a:

a. Realizar alguna de las conductas mencionadas como fuentes de riesgo sin cumplir con los requisitos o procedimientos impuestos por la Compañía.

b.No informar, tolerar, consentir o ignorar alguna conducta contraria a la presente Política de Transparencia y Ética Empresarial.

c.Discutir, difundir o entregar información sobre cualquier posible incumplimiento de la presente política sin la autorización previa y expresa del Oficial de Cumplimiento.

Transparency and Business Ethics Policy of Comercializadora Arturo Calle S.A.S.

1. Objective and Scope

Promote among the shareholders, employees, customers, suppliers and/or contractors of Comercializadora Arturo Calle S.A.S., the highest ethical, transparent and honest conduct in the development of all activities, businesses, contracts, operations and international and national transactions, as well as compliance with current regulations.

2. Company’s Commitment

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., and its Senior Managers, are fully committed to promote a culture of transparency, honesty, and integrity, with the purpose of promoting within the Company a conduct of zero tolerance against Transnational Bribery, Corruption, Money Laundering, Financing of Terrorism, and Financing of Proliferation of Weapons of Mass Destruction, thus reinforcing the values and principles to always act correctly in all our activities.

3. Corporate Principles

a. integrity

The Company considers the rectitude, veracity, and transparency of personal actions, opposing falseness and deception, therefore, they act in accordance with ethical principles and commit themselves to the impeccable development of the activities.

b. Good Faith

The actions and execution of the processes in the Company are carried out with diligence, care, legitimacy, and impartiality, ensuring respect and compliance with the law.

c. Honesty

In Comercializadora Arturo Calle S.A.S., honesty is understood as the upright conduct that leads to observe norms and policies, as well as to act with the truth indicating sincerity in each of the activities related to the Company.

d. loyalty

It constitutes the deep commitment of shareholders, employees, and third parties with the Company, revealing those situations, and conducts related to Transnational Bribery, Corruption, Money Laundering, Financing of Terrorism and Financing of Proliferation of Weapons of Mass Destruction and Fraud.

e. Legality

All persons linked to Comercializadora Arturo Calle S.A.S., must ensure compliance with the Constitution, Colombian laws, rules, policies, regulations, and controls that both the competent authorities and the Company adopt for the development of activities.

f.Veracity

The Company authentically expresses labor relations and their activities, telling and accepting the truth above anything.

g. Justice and Equity

The Company is characterized by the impartiality of recognizing the rights and duties of each of its shareholders, employees, and third parties, using equivalence.

h. Safety

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., has tools, technical, human, and administrative measures that guarantee the security of the information thus avoiding adulteration, loss, consultation, leakage, use or access of unauthorized or fraudulent of information provided by employees, shareholders, suppliers, or contractors, related to the Risk Management System of Transnational Bribery and Money Laundering, Financing of Terrorism and Financing of Proliferation of Weapons of Mass Destruction.

i. Confidentiality

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., protects all information (official or private in any form that is found such information) of the company, its employees, shareholders, and contractors and/or suppliers. The Employees of the Company will give adequate, careful, and reserved treatment to information of a confidential or privileged nature, refraining from using this information in a manner different from that authorized, or from providing it to suppliers and/or contractors without the relevant authorizations and for improper purposes.

4.Compliance Policies

The Compliance Policies established by Comercializadora Arturo Calle S.A.S., which are listed below, are a guide for action for all shareholders, employees, customers, suppliers and/or contractors to develop diligent professional conduct.

a. Conflict of Interest

Permanently act in good faith, always looking after the interests of the Company, avoiding the involvement in activities, or administering business contrary to the interests of the Company and must declare themselves unsuitable for participating in a decision of their own functions when they consider that they are in a situation of conflict of interest of any kind.

b. Prevention and Control of Money Laundering, Financing of Terrorism and Financing of Proliferation of Weapons of Mass Destruction

Use the procedures, mechanisms, and instruments established by the Company, for the prevention and control of Money Laundering, the Financing of Terrorism, and the Financing of the Proliferation of Weapons of Mass Destruction.

c.Entertainment, Gifts, Donation and Other Unusual Payments

During a procurement, suppliers and/or contractors shall not offer or receive any kind of remuneration from the Company's employees, or vice versa.

d. Remuneration and payment of commissions to Employees and Contractors in Negotiation Processes

Not perform remunerations or payments of commissions to employees, suppliers and/or contractors without prior approval of the General Management or Management office that leads the corresponding area.

e.Entertainment, Food, Lodging and Travel Expenses in the Negotiation Processes

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., only covers travel and lodging expenses for trips strictly linked to the business.

f.Political Contributions

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., is prohibited from supporting or making political contributions on its behalf, to candidates, parties, and political organizations.

g.Agreements with Government’s Institutions

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., prohibits offering, promising, and granting any value-added benefit to government ́s institutions officials, complying with the legal provisions of the respective country.

h.Donations

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., makes donations to the Arturo Calle Foundation, contributing to the social development and improvement of the less favored communities of the country. In case of donating to an external entity, it must previously be endorsed by the General Management of the Company.

i. Contributions and Sponsorships

The contributions and sponsorships must be transparent, traceable, verifiable, and adequately justified and will require the approval of the General Manager of Comercializadora Arturo Calle S.A.S.

j. Consumption of Alcohol, Tobacco, and Illicit Drugs

It is forbidden possess, sell, distribute, ingest in its premises, or present itself to work under the effects, in a period of post- ingestion and/or withdrawal symptoms, of alcohol drinks, psychoactive substances, fermented beverages. Likewise, smoking is prohibited in working areas, transportation vehicles owned or assigned by the Company, in its premises or others where its services are provided.

k.Prevention of Improper Acts and Fraud

Comercializadora Arturo Calle S.A.S., does not accept practices that threaten transparency and legality, both, inside the Company as in the commercial relationships with different interest groups, which is why it has a position of zero tolerance against fraud and improper acts.

5.Confidentiality and Information Security

All, shareholders, employees, customers, suppliers and/or contractors shall maintain with due confidentiality about the working documents and confidential information under their care. Therefore, Comercializadora Arturo Calle S.A.S., rejects the improper use of such information, demanding not to disclose or reveal in any way the information about which it has knowledge or access during the execution and termination of any contract or commercial operation, including any confidential, reserved, privileged, private information or under any other similar term that is owned by the Company.
For this reason, the Company has Information Security procedures, which allow the proper execution of this policy.

6.Control and Supervision of Compliance Policies

For Comercializadora Arturo Calle S.A.S., it is important to periodically monitor and evaluate the efficiency and effectiveness of the Transparency and Business Ethics Manual and their respective policies, to carry out on time the necessary corrective measures to prevent the materialization of risks such as: Transnational Bribery, Corruption, Money Laundering, Financing of Terrorism and Financing of Proliferation of Weapons of Mass Destruction.
For the foregoing, the Company, through the Compliance Officer, will verify that are contemplated the legislative and regulatory changes, due diligence, the culture of transparency from the shareholders, employees, customers, suppliers and/or contractors and will coordinate the conduct of their surveys, to verify the effectiveness of the Transparency and Business Ethics Manual.

7.Communication Channels

To prevent, identify and be treated the acts and behaviors that occur in the exercise of the development of the activities of Comercializadora Arturo Calle S.A.S., it exists the Business Ethics Contact Channel that allows shareholders, employees, customers, suppliers and/or contractors, to express concerns, or elaborate reports regarding violations, without fear of possible reprisals.
a. Business Ethics Line
The Business Ethics Line offers consultations of specific cases on the application of the Transparency and Business Ethics Manual, consultancies for decision-making in situations of attempted Acts of Corruption, in addition, it will be possible to confidentially, anonymously, confidentially and safely report those activities and behaviors related to Transnational Bribery, Corruption, Money Laundering, Financing of Terrorism and Financing of Proliferation of Weapons of Mass Destruction, through Email: lineaetica@arturocalle.com.
Those complaints that are received will be consolidated and evaluated by the Compliance Officer.
In accordance with the confidentiality of the case, Comercializadora Arturo Calle S.A.S., guarantees that none of the complainants is subject to retaliation for having reported violations of the law or compliance policies.

8.Sanctions

Failure to comply with the provisions of the Transparency and Business Ethics Manual and C of Comercializadora Arturo Calle S.A.S., by shareholders, employees, suppliers and/or contractors and other parties of interest, will result in the imposition of administrative or disciplinary sanctions depending on the case (Labor Regulations, contracts, among others) being understood as a serious offense. Therefore, it will be understood as conduct contrary to compliance with this Manual,such as, but not limited to:
a.Perform any of the aforementioned behaviors as sources of risk without complying with the requirements or procedures imposed by the Company.
b. To not report, tolerate, consent, or ignore any conduct contrary to this Transparency and Business Ethics Policy.
c.Discuss, disseminate, or deliver information about any possible breach of this program without the prior and express authorization of the Compliance Officer.